Die wichtigsten Hilfsmittel bei der Prüfung der gelieferten Ware sind die Warenbegleitpapiere. Sie umfassen mindestens den Lieferschein, unter Umständen den Frachtbrief, Zollpapiere, Packschein, Unfallmerkblätter oder eine Rechnung. Die Warenbegleitpapiere sind der Sendung beigefügt bzw. werden vom Überbringer übergeben.
(a) Lieferschein
Der Lieferschein ist das wichtigste Papier und enthält mindestens die folgenden Angaben:
- Absender der Warenlieferung
- Empfängeradresse
- Datum der Ausstellung
- Lieferscheinnummer
- Art, Menge und Benennung der Ware
Weitere Angaben (AGB, Zahlungsbedingungen, Gerichtsstand usw.) müssen nicht angegeben werden, weil einem Lieferschein meist ein Kaufvertrag zugrunde liegt. Auf dem Lieferschein bestätigt der Empfänger einer Warensendung schriftlich den mangelfreien Empfang der Ware.
B) der Frachtbrief
Der Frachtbrief ist das Warenbegleitpapier im Güterverkehr. Der Frachtbrief enthält:
-Adressen des Absenders und Empfängers
- Adresse des Transporteurs oder der Spedition
- Belade- und Abladestelle
-Datum, Art der Ware, Menge der Versandstücke und ihre Form
-Bezifferung oder Kennzeichnung der Packstücke
-Einzel- und Gesamtgewicht der Sendung
-Angaben zur Verpackung und Transportschäden
Der Frachtbrief wird in vierfacher Ausfertigung erstellt. Das Original begleitet die Ware bis zum Versandort. Dieses Original dient dem Transporteur als Abrechnungsgrundlage mit dem Auftraggeber und verbleibt bei ihm. Eine Ausfertigung erhält der Empfänger für seine Unterlagen. Auf dem Frachtbrief bescheinigt der Empfänger einer Warensendung, das die Sendung vollzählig und äußerlich einwandfrei entgegengenommen wurde.
1. Rechnung
Anhand einer Rechnung als Warenbegleitpapier kann ebenfalls die Überprüfung der Warensendung (Absender, Menge und Art der Ware) erfolgen. Damit eine Rechnung als solche anerkannt wird, muss sie folgende Bestandteile enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden und des empfangenden Unternehmers
- Ausstellungsraum
- Rechnungsnummer
- Menge, Art und Bezeichnung der gelieferten Ware
- Höhe des Entgelts und den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
--Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer