Noch während der Überbringer der Sendung (Spediteur, Postbote, Fahrer) anwesend ist, wird diese sofort einer Prüfung unterzogen. Geprüft wird, ob
(a) wir die Empfänger der Lieferung sind:
Mithilfe der Warenbegleitpapiere wird ausgeschlossen, dass die Ware irrtümlich an uns gesendet wurde oder dass es sich um eine unverlangte Warensendung handelt. Dazu wird geprüft, ob die Anschrift des Absenders und des auf dem Lieferschein zutreffend sind und ob bei uns eine Bestellung für die Warensendung vorliegt.
(b) die Anzahl und das Gewicht der Versandstücke mit den Angaben in den Begleitpapieren übereinstimmen.
(c) die Aufschrift, Zeichen und Nummern der Versandstücke mit den Warenbegleitpapieren übereinstimmen.
(d) die äußere Verpackung bzw. die Ware selbst Beschädigungen aufweist, wenn sie unverpackt ist.
Ergeben sich dabei Mängel bezüglich der Stückzahl, des Gewichts, der Aufschrift oder auch Beschädigungen der Verpackung, so lassen wir uns diese durch den Überbringer der Warensendung schriftlich bescheinigen. Wird die Ware trotz der Mängel angenommen, so erklärt der Empfänger, dass er sich „alle Rechte vorbehält“ bzw. die Ware nur „unter Vorbehalt“ annimmt. Damit behält sich der Käufer weitere rechtliche Schritte gegen den Lieferer vor. Dem Einkauf ist eine Meldung über Abweichungen zu machen.